ഓഫിസ് ആവശ്യത്തിന് വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന എം.എസ് എക്സലിന്‍റെ ചില പ്രധാന നേട്ടങ്ങൾ എന്തെക്കെയെന്ന് പരിശോധിക്കാം.
● ഡാറ്റ സംഭരിക്കാൻ എളുപ്പം: ഒരു സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിൽ സംരക്ഷിക്കാൻ കഴിയുന്ന വിവരങ്ങളുടെ അളവിന് പരിധിയില്ലാത്തതിനാൽ, ഡാറ്റ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനോ ഡാറ്റ വിശകലനം ചെയ്യുന്നതിനോ എം.എസ്. എക്സൽ വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്നു. എക്സൽ വിവരങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പവും സൗകര്യപ്രദവുമാണ്.
● ഡാറ്റ എളുപ്പത്തിൽ വീണ്ടെടുക്കാം: വിവരങ്ങൾ ഒരു കടലാസിൽ എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അത് കണ്ടെത്തുന്നതിന് കൂടുതൽ സമയമെടുത്തേക്കാം, എന്നിരുന്നാലും, എക്സൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളുടെ കാര്യത്തിൽ ഇത് അങ്ങനെയല്ല. ഡാറ്റ കണ്ടെത്തുന്നതും വീണ്ടെടുക്കുന്നതും എളുപ്പമാണ്.
● ഗണിത സൂത്രവാക്യങ്ങളുടെ പ്രയോഗം: എംഎസ് എക്സലിലെ ഫോർമുല ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിച്ച് കണക്കുകൂട്ടലുകൾ ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പവും സമയമെടുക്കുന്നതുമായി മാറി.
● കൂടുതൽ സുരക്ഷിതം: ഈ സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകൾ ലാപ്‌ടോപ്പിലോ പേഴ്‌സണൽ കമ്പ്യൂട്ടറിലോ പാസ്‌വേഡ് സുരക്ഷിതമാക്കാം, രജിസ്റ്ററുകളിലോ പേപ്പറിലോ എഴുതിയിരിക്കുന്ന ഡാറ്റയുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ അവ നഷ്‌ടപ്പെടാനുള്ള സാധ്യത വളരെ കുറവാണ്.
● ഒരിടത്ത് ഡാറ്റ: നേരത്തെ, പേപ്പർ വർക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ ഡാറ്റ വ്യത്യസ്ത ഫയലുകളിലും രജിസ്റ്ററുകളിലും സൂക്ഷിക്കേണ്ടതായിരുന്നു. ഇപ്പോൾ, ഒരു എം.എസ്. എക്സൽ ഫയലിൽ ഒന്നിലധികം വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ ചേർക്കാൻ കഴിയുന്നതിനാൽ ഇത് സൗകര്യപ്രദമാണ്.
● വിവരങ്ങളുടെ സൂക്ഷ്മവും വ്യക്തവുമായ ദൃശ്യപരത: ഡാറ്റ ഒരു പട്ടികയുടെ രൂപത്തിൽ സംരക്ഷിക്കുമ്പോൾ, അത് വിശകലനം ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാകും. അതിനാൽ, വിവരങ്ങൾ കൂടുതൽ വായിക്കാവുന്നതും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതുമായ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റാണ്.
എക്സൽ എല്ലാവരും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട കാര്യമുണ്ടോ? അക്കൗണ്ടിങ് മേഖലയിലുള്ളവർ മാത്രം അറിഞ്ഞാൽ പോരെ എന്നു വിചാരിച്ചാൽ, നിങ്ങൾക്കു തെറ്റി. ഇന്ന് സർക്കാർ ഓഫീസുകൾ വരെ കമ്പ്യൂട്ടറൈസിഡാണ്. ഐടി മേഖലയിലുള്ളവർക്കു മാത്രം ഉപയോഗിക്കാവുന്നതോ ഉപയോഗിക്കപ്പെടേണ്ടതോ അല്ല ഈ സോഫ്റ്റ്‍വയ‍ർ. ഏതു തൊഴിൽ മേഖല എടുത്തു നോക്കിയാലും അവിടെ എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടാവും.
അക്കൗണ്ടിങ് പ്രൊഫഷണൽസ് അക്കൗണ്ടിങിനു വേണ്ടി എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, എൻജിനീയർമാർ ഡിസൈൻ, കോസ്റ്റ് എസ്റ്റിമേഷൻ, ബില്ലിങ്, പ്രൊജക്റ്റ് പ്ലാനിങ് എന്നിവയ്ക്ക് എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു. എച്ച്.ആർ പ്രൊഫെഷണൽസ് എംപ്ലോയീ ഡീറ്റെയിൽസ് മാനേജ് ചെയ്യാൻ എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, മാർക്കറ്റിങ്/സെയിൽസ് എക്സിക്യൂട്ടീവ്സ് അവരുടെ സെയിൽസ് ഡേറ്റ എന്റർ ചെയ്യാനും മാനേജ് ചെയ്യാനും റിപ്പോർട്ട് ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാനും എക്സൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു. മിക്ക കോർപ്പറേറ്റ് സ്ഥാപനങ്ങളിലെയും ഉന്നതതല മീറ്റിങ്ങുകളിൽ എക്സൽ ഡാഷ്ബോർഡുകൾ ഉപയോഗിച്ചാണ് വാർഷിക റിപ്പോർട്ടുകൾ അവതരിപ്പിക്കപ്പെടുന്നത്.
പക്ഷേ, ഈ സോഫ്റ്റ്‍വയ‍റിന്‍റെ മുഴുവൻ സാധ്യതകളെയും മലയാളികൾ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുണ്ടുണ്ടോ? നൂറിലേറെ ടൂളുകളും 470 തിലേറെ ഫങ്ഷനുകളുമുള്ള (പ്രിഡിഫൈൻഡ് ഫോർമുലകളെ ആണ് ഫങ്ഷൻ എന്ന് പറയുന്നത്) ഈ ആപ്ലിക്കേഷനിലെ ഭൂരിഭാഗം ഫീച്ചറുകളും നമുക്കത്ര പരിചിതമല്ല.
കാൽക്കുലേഷൻ എന്നതിനപ്പുറത്തേക്കും എക്‌സലിൽ വർക്കുചെയ്യാൻ സാധിക്കും എന്ന് നമ്മൾ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ടതുണ്ട്, പ്രത്യേകിച്ച് അക്കൗണ്ടിങ്, എം.ബി.എ, എൻജിനീയറിങ് പോലെയുള്ള പ്രൊഫഷണൽ കോഴ്സ് പഠിക്കുന്ന വിദ്യാർഥികൾ. മണിക്കൂറുകളും, ദിവസങ്ങളും ചിലവഴിച്ച് നമ്മൾ ചെയ്യുന്ന നിരവധി ജോലികൾ, എക്സലിലെ വി.ബി.എ (മാക്രോ) പോലെയുള്ള ഫീച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് മിനിറ്റുകൾക്കൊണ്ട് സോൾവ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കും.
Instagram: rows_columns
വായനക്കാരുടെ അഭിപ്രായങ്ങള്‍ അവരുടേത് മാത്രമാണ്, മാധ്യമത്തിേൻറതല്ല. പ്രതികരണങ്ങളിൽ വിദ്വേഷവും വെറുപ്പും കലരാതെ സൂക്ഷിക്കുക. സ്പർധ വളർത്തുന്നതോ അധിക്ഷേപമാകുന്നതോ അശ്ലീലം കലർന്നതോ ആയ പ്രതികരണങ്ങൾ സൈബർ നിയമപ്രകാരം ശിക്ഷാർഹമാണ്. അത്തരം പ്രതികരണങ്ങൾ നിയമനടപടി നേരിടേണ്ടി വരും.